Wdrożenie compliance dla software house'u z Wrocławia
Przeszkoliliśmy 12-osobowy zespół z zasad bezpieczeństwa danych i przygotowaliśmy szablony umów NDA dla nowych projektów.
CodeForge Studio z Wrocławia zmagało się z chaosem w dokumentacji przy zatrudnianiu nowych deweloperów. Pomogliśmy im poukładać procesy prawne, by podpisywanie kontraktów NDA nie blokowało startu projektów o dwa tygodnie.
Wyzwanie
W lutym 2024 roku zarząd CodeForge Studio zauważył, że proces wdrożenia nowego programisty do projektu trwa średnio 9 dni roboczych, z czego 5 dni zajmowały formalności prawne. Firma korzystała z 3 różnych wzorów umów NDA, które nie były aktualizowane od 2019 roku i nie chroniły należycie kodu źródłowego przy współpracy z klientami z USA. Brak jasnych procedur compliance spowodował, że jeden z potencjalnych kontrahentów z Berlina wycofał się z negocjacji po otrzymaniu niechlujnego zestawu dokumentów dotyczących ochrony danych. 12-osobowy zespół pracował bez jasnych wytycznych, kto i na jakich zasadach może udostępniać klucze SSH do repozytoriów GitHub.
Podejście
Zaczęliśmy od audytu 14 aktywnych kontraktów B2B w biurze przy ulicy Szewskiej we Wrocławiu. Nasz prawnik, Piotr Wiśniewski, przeanalizował luki w dotychczasowych dokumentach w ciągu 4 dni roboczych. Następnie, w połowie marca, zorganizowaliśmy 2-godzinne warsztaty dla całego 12-osobowego zespołu, skupiając się na praktycznych aspektach bezpieczeństwa danych, a nie na czytaniu paragrafów. Zamiast teoretyzować, pokazaliśmy na konkretnych przykładach, jak poprawnie szyfrować dyski za pomocą FileVault i jak bezpiecznie przekazywać hasła do baz produkcyjnych, unikając wysyłania ich na Slacku.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy dwa nowe szablony umów NDA: jeden dla stałych współpracowników B2B i drugi dla krótkich projektów z freelancerami. Dokumenty ograniczyliśmy do 3 stron konkretnej treści, usuwając zbędny prawniczy żargon, który tylko budził niepokój u deweloperów. Wdrożyliśmy prostą procedurę 'Offboarding Checklist', która pozwala w 17 minut zablokować wszystkie dostępy odchodzącemu pracownikowi. Stworzyliśmy też wewnętrzny podręcznik compliance w formie jednej strony A4, który wisi teraz w kuchni biura i przypomina o zasadach czystego biurka oraz zabezpieczaniu laptopów przy wyjściu na lunch.
Rezultaty
Dzięki uproszczeniu dokumentacji i przeszkoleniu ludzi, CodeForge Studio odzyskało zaufanie zagranicznych kontrahentów i znacznie przyspieszyło start nowych współprac.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt 14 umów i analiza ryzyk w repozytoriach kodu
-
Marzec 2024Warsztaty z bezpiecznego obiegu danych dla 12 programistów
-
Kwiecień 2024Wdrożenie nowych szablonów NDA i procedury offboardingu
"Podejście Stvserver nas zaskoczyło. Nie było lania wody, tylko konkretne kroki, co mamy poprawić w umowach, żeby przestać tracić czas na poprawki. Teraz NDA podpisujemy w jeden dzień."